Chủ sở hữu hưởng lợi (“CSHHL”) của doanh nghiệp (“DN”) có tư cách pháp nhân là khái niệm quen thuộc và được pháp luật nhiều quốc gia phát triển quy định từ rất lâu. Tại Việt Nam, thuật ngữ này được ghi nhận trong Luật Phòng, chống rửa tiền năm 2022 và lần đầu tiên được “luật hóa” trong Luật Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung năm 2025 (LDN 2025) cùng các nghị định hướng dẫn. Cho đến nay, vấn đề CSHHL của DN vẫn còn khá mới mẻ trong cộng đồng DN; việc áp dụng các quy định về vấn đề này vẫn còn một số vướng mắc nhất định.
Khái niệm và mục đích
Theo quy định tại Điều 4.35 LDN 2025 và hướng dẫn tại Điều 3 Nghị định số 296/2026/NĐ-CP (“NĐ 296”) sửa đổi, bổ sung Điều 17 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (“NĐ 168”), CSHHL của DN có tư cách pháp nhân được hiểu là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ (“VĐL”) hoặc có quyền chi phối (kiểm soát) cuối cùng trên thực tế đối với DN, không bao gồm người đại diện chủ sở hữu trực tiếp tại DN do Nhà nước nắm giữ 100% VĐL và người đại diện phần vốn nhà nước tại công ty cổ phần (“CTCP”), công ty trách nhiệm hữu hạn (“TNHH”) hai thành viên trở lên theo quy định của pháp luật về quản lý và đầu tư vốn nhà nước tại DN.
Theo định nghĩa trên, việc xác định CSHHL không đơn giản chỉ là dựa vào tỷ lệ sở hữu VĐL hoặc cổ phần có quyền biểu quyết mà còn phải xem xét đến quyền kiểm soát thực tế đối với DN thông qua cơ cấu sở hữu, các thỏa thuận hoặc các cơ chế chi phối khác. Theo đó, CSHHL của DN luôn luôn, duy nhất là cá nhân và người sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với DN, kể cả trong trường hợp quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát được thực hiện thông qua một hoặc nhiều cá nhân/tổ chức trung gian khác.
Tóm lại, mục đích xây dựng các quy định về CSHHL của DN trong pháp luật DN là nhằm xác định xem ai là “ông/bà chủ thực sự của DN” nhằm minh bạch về cơ cấu sở hữu, hạn chế việc che giấu chủ thể kiểm soát thông qua các tầng sở hữu hoặc thỏa thuận pháp lý không bắt buộc phải công khai; đồng thời bảo đảm việc xác định và kê khai thông tin về CSHHL được thực hiện đầy đủ, chính xác.
Trách nhiệm xác định CSHHL của DN
Việc thông báo thông tin về CSHHL không chỉ là trách nhiệm của người thành lập doanh nghiệp trong giai đoạn thành lập mà còn là trách nhiệm của DN trong cả quá trình hoạt động. Ở giai đoạn hoạt động, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về CSHHL hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, DN không phân biệt đó là công ty niêm yết, công ty đăng ký giao dịch hay không (khoản 9 Điều 19 NĐ296 đã bãi bỏ khoản 2 Điều 52 NĐ 168) có trách nhiệm thông báo “danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp” theo Mẫu số 10 quy định tại Phụ lục 1 Thông tư số 121/2026/TT-BTC.
Để thực hiện trách nhiệm trên, DN cần phải kê khai (lập danh sách) về CSHHL theo hướng dẫn tại Điều 3 NĐ 296 bằng một cơ chế xác định CSHHL theo trình tự ưu tiên. Việc xác định CSHHL theo trình tự ưu tiên sẽ bảo đảm nhận diện được cá nhân thực sự sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với DN, đặc biệt là những DN có cơ cấu sở hữu nhiều tầng hoặc quyền kiểm soát không thể được xác định chỉ từ tỷ lệ sở hữu. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, xác định CSHHL theo tiêu chí sở hữu. Theo Điều 3 NĐ 296, CSHHL là cá nhân trực tiếp, gián tiếp hoặc vừa trực tiếp vừa gián tiếp sở hữu từ 25% VĐL hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của DN. Theo đó, đây là tiêu chí đầu tiên để xác định CSHHL của DN và có thể xác định theo 04 trường hợp sau: (i) CSHHL là cá nhân sở hữu trực tiếp từ 25% VĐL/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên; (ii) CSHHL là cá nhân sở hữu gián tiếp từ 25% VĐL/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên; (iii) CSHHL là cá nhân vừa sở hữu trực tiếp vừa sở hữu gián tiếp mà cộng dồn đạt từ 25% VĐL/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên; (iv) Một nhóm cá nhân có quan hệ gia đình theo quy định tại khoản 22 Điều 4 LDN 2020 hoặc hợp đồng cùng sở hữu (trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc vừa trực tiếp và vừa gián tiếp) từ 25% VĐL/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết thì tất cả các cá nhân trong nhóm này đều là CSHHL của DN.
Cần lưu ý: (i) Cá nhân được xác định là sở hữu gián tiếp khi sở hữu từ 25% VĐL/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên có thể được thực hiện thông qua một hoặc nhiều tổ chức hoặc thông qua các thỏa thuận pháp lý khác (hợp đồng ủy quyền đại diện phần vốn, thỏa thuận nhờ đứng tên đại diện phần vốn,…), trừ trường hợp tỷ lệ sở hữu gián tiếp của người đại diện phần vốn nhà nước tại CTCP, công ty TNHH hai thành viên trở lên; (ii) Khi xác định CSHHL theo tiêu chí này, DN phải nắm rõ nguyên tắc là phải xem xét tổng thể cấu trúc sở hữu, các mối quan hệ giữa cá nhân, thỏa thuận cùng sở hữu và quyền kiểm soát thực tế thay vì chỉ dựa vào thông tin tỷ lệ sở hữu được thể hiện trong hồ sơ của DN (sổ đăng ký cổ đông, cổ phiếu, hợp đồng góp vốn,…).
Thứ hai, xác định CSHHL theo tiêu chí quyền kiểm soát của cá nhân
Khi xác định theo tiêu chí sở hữu mà không có cá nhân đáp ứng hoặc có cá nhân đáp ứng nhưng có căn cứ cho thấy cá nhân đó không phải là CSHHL của DN thì DN tiếp tục xác định CSHHL của DN theo tiêu chí quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế quy định tại Điều 3 NĐ 296. Một cá nhân đáp ứng tiêu chí này thông qua một hoặc một vài hoặc tất cả các quyền sau: (i) Quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng Quản trị, đa số hoặc tất cả thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Tổng Giám đốc; (ii) Sửa đổi, bổ sung điều lệ của DN; (iii) Thay đổi cơ cấu, tổ chức; (iv) Quyết định chính sách tài chính, đầu tư và hoạt động của DN; (v) Tổ chức lại, giải thể DN.
Vấn đề đặt ra là xác định các quyền trên dựa theo tài liệu, chứng cứ gì? Thông thường nhất là dựa trên các quy định của điều lệ, quy chế quản lý nội bộ của DN như quy chế quản lý tài chính; quy chế quản lý đầu tư; quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các chức danh quản lý,… để xác định cá nhân nào có các quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với DN thì cá nhân đó chính là CSHHL của DN. Tuy nhiên, đây là một tiêu chí rất khó áp dụng, đặc biệt với các DN mà điều lệ, quy chế quản lý nội bộ được xây dựng theo các quy định pháp luật hiện hành, không có tính “tùy biến cao”.
Thứ ba, xác định CSHHL theo tiêu chí người quản lý có quyền hạn lớn nhất. Đây là điểm mới của NĐ 296 so với NĐ 168 nhằm bảo đảm tất cả các DN có tư cách pháp nhân phải có ít nhất 01 (một) cá nhân là CSHHL của DN. Cụ thể, theo Điều 3 NĐ 296 trong trường hợp đã áp dụng tiêu chí về tỷ lệ sở hữu và tiêu chí về kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với DN mà vẫn không có cá nhân nào đáp ứng, DN xác định một (01) cá nhân là người quản lý DN có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho DN là CSHHL, trừ trường hợp cá nhân đại diện vốn nhà nước trong DN.
Theo quy định này, DN không được mặc nhiên xác định một trong những người quản lý DN như Chủ tịch Hội đồng Quản trị, thành viên Hội đồng Quản trị; Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên; Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của DN là cá nhân có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho DN; không mặc nhiên xác định theo chức danh (ví dụ: Chủ tịch Hội đồng Quản trị là người quản lý có quyền hạn hơn Tổng Giám đốc) để xác định một (01) là CSHHL của DN theo tiêu chí này.
Để xác định CSHHL theo tiêu chí này, trước hết DN cần phải dựa trên quyền hạn thực tế của người quản lý DN bằng cách rà soát các quy định của điều lệ và các quy chế quản lý nội bộ của DN cũng như thực tiễn thực hiện các quyền này (số lượng các quyết định được ban hành thay mặt cho công ty trong một khoảng thời gian) để xác định, chứng minh. Khi rà soát, nếu cá nhân là người quản lý DN có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho DN lại là người đại diện phần vốn nhà nước trong DN thì cá nhân này cũng không phải là CSHHL của DN và tiếp tục xác định những người quản lý DN tiếp theo để xác định ra một (01) cá nhân là CSHHL của DN.
Rủi ro pháp lý trong xác định, thông báo và lưu trữ thông tin về CSHHL của DN
Theo quy định của NĐ 168 thì DN “tự kê khai và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin trong hồ sơ và báo cáo”, trong đó có cả thông tin về CSHHL của DN. Điều đó chứng tỏ, DN chịu trách nhiệm đầu tiên và đến cùng trong việc xác định và kê khai thông tin về CSHHL. Khi trách nhiệm này được thực hiện không đúng hậu quả pháp lý có thể xảy ra là DN bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 288/2026/NĐ-CP: (i) Phạt tiền từ 30 đến 70 triệu đồng do hành vi kê khai không trung thực, không chính xác thông tin về CSHHL hoặc thông tin để xác định CSHHL trong hồ sơ đăng ký DN; (ii) Trường hợp không báo cáo, không cung cấp thông tin theo yêu cầu hoặc cung cấp thông tin không trung thực, không chính xác cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể bị phạt tiền từ 50 đến 70 triệu đồng.
Khuyến nghị cho DN
Việc áp dụng các quy định về CSHHL là một thủ tục pháp lý mới, trong giai đoạn đầu DN ắt hẳn sẽ gặp phải những khó khăn, vướng mắc. Do vậy, để tuân thủ quy định pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý trong việc xác định, kê khai, lưu trữ thông tin về CSHHL của DN, chúng tôi khuyến nghị:
(i) Không xem thủ tục xác định, kê khai và lưu trữ thông tin về CSHHL của DN là một thủ tục pháp lý mang tính chất “thông báo”. Với những trách nhiệm và rủi ro pháp lý như trên, để thực hiện trách nhiệm này một cách đúng pháp luật, hiệu quả nhất DN cần phải lưu trữ tài liệu để chứng minh đã xác định CSHHL theo đúng hướng dẫn của pháp luật như lưu trữ danh sách CSHHL của DN đã kê khai; lưu trữ các tài liệu chứng minh như sổ đăng ký thành viên/sổ đăng ký cổ đông; điều lệ, quy chế quản lý nội bộ; các quyết định quan trọng của DN trong giai đoạn thực hiện xác minh, kê khai CSHHL;
(ii) Chủ động thiết lập cơ chế nội bộ yêu cầu cổ đông/thành viên và các chủ thể có liên quan cung cấp, xác nhận và cập nhật thông tin cần thiết về CSHHL, đồng thời rà soát lại thông tin khi có thay đổi về cơ cấu sở hữu, quyền biểu quyết, thỏa thuận giữa các cổ đông/thành viên hoặc các quyền chi phối khác. Theo chúng tôi, nên thiết lập các quy định này trong điều lệ DN để duy trì hiệu lực pháp lý cho việc thực thi các nội dung này.
Tóm lại, xác định, kê khai, lưu trữ thông tin về CSHHL là thủ tục pháp lý không thể xem nhẹ ở bất kỳ DN có tư cách pháp nhân nào. Các quy định này nếu được tuân thủ không chỉ bảo đảm sự công khai, minh bạch trong cấu trúc sở hữu của DN mà còn là công cụ quan trọng để DN xây dựng hình ảnh về một DN tuân thủ pháp luật, có cơ cấu sở hữu rõ ràng giúp tạo niềm tin cho các nhà đầu tư hiện tại và trong tương lai./.
Bài viết được đăng trên Đặc san Dệt May và Thời trang số tháng 10/2026. Chi tiết tại đây!
