Trong bối cảnh hàng loạt các đơn vị đang tiến hành tái cơ cấu, chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản trị, khái niệm lãnh đạo tinh gọn không còn là một lựa chọn, mà trở thành một yêu cầu bắt buộc. Tinh gọn không chỉ là cắt bỏ thủ tục, mà là cách suy nghĩ, cách tổ chức, hành động sao cho tạo ra giá trị lớn nhất với nguồn lực ít nhất.
Rà soát, lược bỏ hoạt động không cần thiết
Để thực hiện tinh gọn, lãnh đạo cần xác định rõ đâu là “cốt lõi” tạo ra kết quả lớn nhất. Lược bỏ không phải là giảm bớt khối lượng công việc một cách chung chung, mà cần phân tích, đánh giá và loại bỏ chính xác những đầu mục, quy trình, thói quen không phù hợp. Các nhà quản lý có thể:
- Thực hiện rà soát định kỳ, lập danh sách các hoạt động chính trong doanh nghiệp, ưu tiên tập trung nguồn lực vào 20% nhiệm vụ tạo ra 80% kết quả.
- Cắt bỏ những đầu việc không tạo ra giá trị nhưng vẫn tồn tại do thói quen vận hành cũ.
- Giao việc rõ ràng, có mục tiêu cụ thể cho CBNV, tránh hiểu sai đề bài làm giảm năng suất và tinh thần làm việc.
Đơn giản hóa quy trình
Quy trình rườm rà, nhiều tầng nấc phê duyệt khiến thời gian làm việc kéo dài, nhân sự chán nản, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh. Lãnh đạo tinh gọn cần phải xây dựng, thiết kế các quy trình ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, giúp nhân viên thuận tiện theo dõi và làm việc. Có thể kể đến một vài phương án:
- Rút gọn quy trình phê duyệt: Chia thành 2 – 3 cấp duyệt cụ thể, chỉ rõ cấp nào cần ký, cấp nào chỉ cần phê duyệt qua email.
- Họp nhanh, họp gọn, giải quyết vấn đề cụ thể: tổ chức cuộc họp không quá dài, chỉ bàn 1 – 2 vấn đề then chốt, nêu rõ người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
- Sử dụng các công cụ số để tăng tốc việc ra quyết định: báo cáo trực tuyến, biểu mẫu tự động…
Quản lý bằng dữ liệu
Quyết định dựa trên cảm tính và ước lượng không giải quyết được vấn đề một cách triệt để. Dữ liệu sẽ góp phần “sàng lọc” thông tin, giúp lãnh đạo và đội ngũ CBNV làm việc dựa trên thực tế, trở thành căn cứ để cải tiến liên tục. Một số cách nhà quản lý có thể thử:
- Thiết lập bảng dữ liệu theo thời gian thực: số liệu được cập nhật kịp thời giúp nắm bắt dấu hiệu bất thường và ra quyết định đúng lúc.
- Xây dựng quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu: cần có bảng phân tích chi phí, lợi ích, dự báo rủi ro,… trước khi ký duyệt ban hành thông báo, quyết định hay dự án mới.
- Đào tạo nhân viên “sống cùng dữ liệu”: đội ngũ cần biết đọc báo cáo thông qua dữ liệu, phân tích cơ bản các số liệu.
Thiết lập đội ngũ tinh gọn
Một tổ chức tinh gọn không đồng nghĩa với ít nhân sự, mà là ít tầng nấc quản lý, tránh chồng chéo vai trò. Lãnh đạo cần định hình rõ ai là người chịu trách nhiệm chính cho mỗi mục tiêu, đồng thời khuyến khích các nhóm liên chức năng phối hợp trực tiếp, linh hoạt thay vì qua nhiều đầu mối trung gian. Một số gợi ý cho lãnh đạo:
- Thiết lập mô hình, sơ đồ tổ chức “phẳng”: Giảm bớt cấp quản lý trung gian, xác định luồng làm việc trực tiếp, hạn chế phân cấp 5–6 tầng.
- Phân công vai trò RACI cho mỗi việc, bao gồm: ai chịu trách nhiệm chính (Responsible), ai chịu trách nhiệm phê duyệt (Accountable), cần ai tư vấn (Consulted), ai cần được thông báo (Informed).
- Tổ chức các nhóm dự án tạm thời (task force) để xử lý ngay khi có vấn đề.
- Thiết lập SLA – cam kết về thời gian xử lý và phản hồi giữa các đơn vị liên quan.
- Triển khai các chương trình thúc đẩy văn hóa phản hồi nhanh và học hỏi liên tục.
Trong kỷ nguyên mà công nghệ đang tái định hình toàn bộ ngành công nghiệp, tinh gọn không chỉ là một lựa chọn, mà là điều bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và bứt phá. Tinh gọn giúp tổ chức phản ứng nhanh với thay đổi, cắt giảm lãng phí và tập trung nguồn lực vào những giá trị cốt lõi. Khi lãnh đạo chủ động rà soát hoạt động, đơn giản hóa quy trình, quản trị bằng dữ liệu và xây dựng đội ngũ hiệu quả, tổ chức sẽ trở thành một hệ thống vận hành linh hoạt, chính xác và đầy sức cạnh tranh trong cuộc đua số hóa toàn diện.
Theo nội dung Đặc san Dệt May và Thời trang Việt Nam số 7 + 8/2025. Chi tiết xem tại đây!
