Tâm tình với những cán bộ truyền thông nội bộ

Ngày 21/6 năm nay kỷ niệm 97 năm ngày báo chí Cách mạng Việt Nam (21/6/1925-21/6/2022), là ngày hội của các nhà báo trên cả nước. Trong doanh nghiệp chúng ta cũng có những “nhà báo nội bộ” như vậy. Những nhà báo không chính danh nhưng cũng chịu những áp lực gần như các nhà báo chuyên nghiệp, cũng chia sẻ vất vả như những người lao động dệt may. Và còn đôi khi vai trò của họ chưa được thừa nhận một cách xứng đáng, chỉ được xem như những cán bộ “phong trào”. Bài viết này là lời cảm ơn chân thành tới các bạn “nhà báo” trong nhà, những người đã tạo dựng, đồng thời ngày càng có nhiều cải thiện cho hệ thống truyền thông nội bộ của Tập đoàn và các doanh nghiệp thành viên

Hai năm dịch bệnh khó khăn, chủ yếu làm việc từ xa không thể có điều kiện truyền đạt trực tiếp các chỉ đạo, kế hoạch tới CBNV-NLĐ, khó đánh giá được phản hồi, cũng như diễn biến trong nội bộ. Hệ thống truyền thông của Tập đoàn và các đơn vị thành viên đã có nhiều sáng kiến hay, cách làm mới để vượt qua thử thách chưa từng có, đem lại sự hiểu biết chung và thống nhất hành động trong toàn Tập đoàn.

Có thể nói, thành công trong sản xuất kinh doanh, kiểm soát dịch bệnh 2 năm 2020, 2021 có sự đóng góp đáng ghi nhận của hệ thống truyền thông nội bộ. Lần đầu tiên chúng ta thấy được những người làm truyền thông không chỉ giới hạn trong các cán bộ của phòng truyền thông, của văn phòng… mà toàn hệ thống cùng xây dựng và tham gia truyền thông, từ các clip của lãnh đạo, các video hướng dẫn phòng dịch của các phòng y tế đến chương trình truyền thanh của công đoàn. Tất cả cùng làm nên không gian thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong giãn cách. Qua đó, chúng ta cũng nhận thấy được sự quan tâm cao độ của người lao động đến các thông tin của doanh nghiệp. Cung cấp cho họ thông tin chính xác, minh bạch, kịp thời, thì dù là các thông tin khó khăn, trở ngại, nguy hiểm, người lao động vẫn sẵn sàng chia sẻ cùng doanh nghiệp. Tất nhiên, trong thành công đó vai trò của những người làm truyền thông nội bộ chuyên trách vẫn là hạt nhân, người khởi xướng, người giám sát chất lượng các nguồn tin.

Từ thành công của hai năm qua khi doanh nghiệp ở tình thế đặc biệt lại thúc đẩy chúng ta phải cùng nhìn lại vai trò của hệ thống truyền thông nội bộ để duy trì và phát huy các ảnh hưởng tích cực của nó đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nếu ví như doanh nghiệp là một cơ thể sống thì thông tin là dòng máu và truyền thông nội bộ chính là các mạch máu để dẫn truyền dòng máu thông tin. Về nhiệm vụ, truyền thông nội bộ chính là mang thông tin đến đúng đối tượng nhân viên, đúng thời điểm. Bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ chính là “giao diện”, “điểm chạm” giữa doanh nghiệp và người lao động, chia sẻ thông tin hướng về văn hoá doanh nghiệp, nó khác với các thông tin của kế hoạch sản xuất, hay quản lý nhân viên.

Thế nhưng, người làm truyền thông nội bộ phải minh định vai trò của mình, chúng ta không phải là công cụ của người quản lý để áp đặt suy nghĩ, hay là các thủ thuật tâm lí, hoặc che giấu nhân viên. Người làm truyền thông cũng không phải là tổ chức công đoàn để bảo vệ các quyền lợi của người lao động. Người làm truyền thông phải giữ vững vai trò là trung gian chuyển tải trung thực và có tác dụng làm cho các bên liên quan trong doanh nghiệp hiểu nhau, hướng về một lựa chọn hài hoà nhất.

Hoạt động truyền thông nội bộ suy cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó 2 kỹ năng quan trọng nhất chính là kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm công – đi vào lòng người”. Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người là để hiểu trọn vẹn, chính xác mong muốn của CBNV-NLĐ, dàn xếp hợp lý nhất theo điều kiện của doanh nghiệp. Hiểu nhau là cơ sở để hình thành niềm tin, và khi đó mọi vấn đề sẽ dễ được giải quyết. Kỹ năng “tâm công” của người truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với phát ngôn, hành xử đúng đắn, minh bạch. Lịch sử ghi nhận hơn 30 bức thư vào thời gian khởi nghĩa Lam Sơn (1407-1427) của Nguyễn Trãi gửi Phương Chính, Vương Thông in trong Quân trung từ mệnh tập được đánh giá có sức mạnh như 10 vạn đại quân, đấy chính là sức mạnh của nghệ thuật “tâm công”.

Sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp được đánh giá trên cơ sở một lựa chọn chiến lược sáng suốt và một khả năng thực thi hiệu quả. Thống kê cho thấy 70% doanh nghiệp gặp trục trặc trong triển khai thực thi chiến lược, sai sót, kém hiệu quả trong vận hành nhiều khi lại bị đổ lỗi cho chiến lược không đúng. Phân tích nguyên nhân thực thi chiến lược không thành công lại cho thấy nguyên nhân lớn nhất là không tạo được sự hiểu biết chung, ý chí chung, quyết tâm chung của toàn doanh nghiệp. Mà trước hết là không hiểu đầy đủ ý nghĩa của chiến lược. Nhiệm vụ chiến lược của truyền thông nội bộ chính là để xây dựng mối quan hệ thấu hiểu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên với Tập đoàn, giữa cấp quản lý và nhân viên để có chung một hướng nhìn, một ý chí trong phát triển doanh nghiệp.

Tất nhiên, trong Tập đoàn không phải đã luôn làm tốt công tác truyền thông nội bộ, không phải doanh nghiệp nào cũng đã có sự quan tâm xây dựng hệ thống, đào tào, bồi dưỡng chuyên viên truyền thông. Việc hoạt động thiếu bài bản, không rõ nhiệm vụ và mục tiêu đã là rào cản cho việc phát huy hiệu quả của truyền thông nội bộ.

Theo các nhà kinh tế học, nền kinh tế thế giới đã trải qua giai đoạn nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ và nay đang bước vào giai đoạn nền kinh tế trải nghiệm. Nếu ở nền kinh tế nông nghiệp và công nghiệp chức năng kinh tế là sản xuất, nền kinh tế dịch vụ là chuyển giao, thì ở nền kinh tế trải nghiệm lại là dàn dựng. Thuộc tính quan trọng nhất của sản phẩm giao dịch lại là mang tính cá nhân, chứ nó không chuẩn hoá như kinh tế công nghiệp hay mang tính tuỳ chỉnh như kinh tế dịch vụ. Điểm khác biệt lớn nhất lúc này là người bán không còn là thương nhân, hay nhà sản xuất, nhà cung cấp dịch vụ mà người bán trở thành người dàn dựng ra kịch bản trải nghiệm cho khách hàng. Nếu diễn tiến của nền kinh tế thế giới theo hướng này thì rõ ràng vai trò của những người làm truyền thông nội bộ sẽ từ hậu trường (back office) lo xây dựng văn hoá doanh nghiệp, lo thông đạt thông tin, lo xây dựng sự thống nhất cao trong doanh nghiệp sang một vai trò mới trực tiếp hơn với kinh doanh, có thể nói là bước ra tuyến đầu (front line), đó là vai trò tham gia dàn dựng kịch bản trải nghiệm các sản phẩm của doanh nghiệp với các khách hàng (khách tham quan).

Trong nền kinh tế trải nghiệm thì giá bán không phải là giá trị của sản phẩm hữu hình, cũng không phải là của dịch vụ gia tăng vô hình, mà là chi phí trả cho cảm giác trải nghiệm của khách hàng. Chính vì thế ly cafe nếu tự rang, xay, pha từ hạt cafe chỉ có chi phí dưới 1000 đồng/ly; nếu uống ở quán có dịch vụ tốt khoảng 15.000 đồng/ly; nhưng nếu thưởng thức ở các quán trải nghiệm văn hoá như cafe Balzac ngồi ở paris lên tới 15USD (gần 400.000 đồng/ly). Như thế có thể thấy chi phí trả cho trải nghiệm chiếm đến trên 90% giá thành sản phẩm hữu hình. Và đương nhiên lợi nhuận đột biến cũng là ở phần trải nghiệm này. Ngành dệt may chúng ta có thể còn khá lâu mới trở thành sản phẩm trải nghiệm trên diện rộng, tuy nhiên bắt kịp xu thế, đi trước một bước có thể tạo ra những thành quả vượt trội, mà ở đó vai trò của truyền thông sẽ là rất to lớn.

Với việc nhìn nhận rõ vai trò của truyền thông nội bộ, thấy được các ưu điểm và hạn chế, thấu hiểu đội ngũ những người làm truyền thông của Tập đoàn và bản thân cũng luôn coi mình là một thành viên trong đội ngũ đó, chắc chắn chúng ta sẽ tiếp tục sáng tạo, vượt qua chính mình để xây dựng ngôi nhà chung Vinatex nhân văn, sung túc, bền vững. Xin các bạn nhận ở cá nhân tôi lời chúc mừng Ngày Nhà báo Việt Nam tới các nhà báo “nội bộ” của Tập đoàn chúng ta./.

Bài ông Lê Tiến Trường – Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐQT Vinatex