Ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp dệt may: Lợi ích, rào cản và điều kiên tiên quyết

Ngành dệt may với đặc thù là ngành thâm dụng lao động, danh mục nguyên liệu đầu vào và sản phẩm phức tạp, chuỗi cung ứng nhiều mắt xích. Trong môi trường kinh tế toàn cầu được thúc đẩy bởi công nghệ, việc áp dụng CNTT trong ngành dệt may thực sự rất quan trọng để giúp các doanh nghiêp duy trì được năng lực cạnh tranh. Ngày nay, các công ty trong chuỗi cung ứng dệt may đã sử dụng nhiều ứng dụng công nghệ khác nhau để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực ra quyết định. Đặc biệt, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã được triển khai khá rộng rãi, chứng minh được vai trò quan trọng đối với sự thành công của nhiều doanh nghiệp trong ngành.

Nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bên trong chuỗi cung ứng

Trong những thập kỷ qua, hầu hết các doanh nghiệp dệt may đã sử dụng CNTT trong một số lĩnh vực như mua hàng, kho bãi, lao động – tiền lương và kế toán. Với sự tiến bộ của công nghệ và nhu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động, các ứng dụng đã được mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác, như hệ thống quản lý dữ liệu sản xuất trực tuyến, hệ thống thiết kế và sản xuất tự động với sự hỗ trợ của máy tính. Tuy nhiên, loại hình áp dụng CNTT như vậy vẫn chưa đủ để đối phó với những yêu cầu và thách thức mới của môi trường kinh doanh đặt ra cho ngành dệt may. Do đó, cần có mức độ tích hợp hệ thống cao hơn giữa các đơn vị chức năng khác nhau, từ đó không chỉ cho phép giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận/khu vực khác nhau mà còn nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bên trong chuỗi cung ứng.

Hệ thống ERP có thể được định nghĩa là hệ thống thông tin để xác định và lập kế hoạch các nguồn lực cần thiết trong toàn doanh nghiệp để tiếp nhận, sản xuất, vận chuyển và hoàn tất đơn đặt hàng của khách hàng. Trước khi sử dụng ERP, các chức năng, phòng ban của doanh nghiệp hoạt động rời rạc với khoảng cách và độ trễ của thông tin rất lớn. Đồng thời, chi phí vận hành của từng chức năng tăng lên do mỗi chức năng yêu cầu một môi trường làm việc độc lập.

Sơ đồ mô phỏng các chức năng của doanh nghiệp dệt may trước khi sử dụng ERP

ERP xuất hiện để tích hợp tất cả các mô-đun chức năng của doanh nghiệp theo hướng tương tác được với nhau, hợp lý hóa các quy trình của tổ chức và đảm bảo luồng thông tin thông suốt. ERP còn thu hẹp khoảng cách thông tin trên toàn tổ chức và giúp tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp, đồng thời có thể mở rộng cho phép các bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp và khách hàng tham gia vào quá trình tích hợp. Nó cũng cung cấp giải pháp để loại bỏ các vấn đề tồn tại liên quan đến quản lý hàng tồn kho, năng suất lao động, dịch vụ khách hàng, quản lý tài chính, giao hàng,… ERP còn hỗ trợ đưa ra các cảnh báo quan trọng như cảnh báo sớm khi các quy trình đi chệch khỏi các hướng dẫn được doanh nghiệp cung cấp.

Lợi ích của ERP

Mặc dù ở một khía cạnh nào đó, hiệu quả của ERP còn phụ thuộc vào các yếu tố chủ quan, đặc thù của từng doanh nghiệp, ví dụ như một doanh nghiệp có thế mạnh về tài chính thường sẽ có khả năng thực hiện những thay đổi mới trong ứng dụng ERP tốt hơn. Hay đối với những doanh nghiệp đã có sẵn hạ tầng về CNTT bao gồm cả yếu tố về con người trong lĩnh vực CNTT, việc triển khai sẽ dễ dàng hơn so với việc thiết lập mới hoàn toàn. Tuy nhiên, vận hành thực tế đã cho thấy 5 lợi ích chính của một hệ thống ERP trong doanh nghiệp sản xuất dệt may, bao gồm:

1. Nâng cao hiệu quả hoạt động: thông qua giảm chi phí nhờ tự động hóa các tác vụ thủ công và hợp lý hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí lao động; cải thiện việc giao tiếp, tương tác và phối hợp giữa các phòng ban, giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp và khách hàng…
2. Cải thiện chất lượng báo cáo kinh doanh và ra quyết định: với hệ thống dữ liệu toàn diện, công cụ báo cáo tiên tiến, thậm chí là cung cấp thông tin theo thời gian thực đối với một số phần mềm hiện đại giúp các nhà quản lý ra quyết định nhanh và sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác.
3. Cải thiện dịch vụ khách hàng: bằng cách tự động hóa quá trình xử lý đơn hàng và giảm lỗi thủ công, hệ thống ERP giúp nhà sản xuất dệt may tăng độ chính xác của đơn hàng, giảm chi phí do đơn hàng trả lại và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó, việc tích hợp các công nghệ mới và cho phép khách hàng tham gia vào từ khâu thiết kế cũng là một điểm mạnh của ERP. Đặc biệt là trong thời đại hiện nay, khi dữ liệu tìm kiếm, mua sắm của khách hàng được khai thác tối đa và hệ thống ERP có thể giúp chuyển thông tin đầu vào này đến từng bộ phận thiết kế, marketing.
4. Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho: trong ngành dệt may, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng. Với các tính năng thiết kế riêng cho quản lý kho tích hợp công nghệ QR code, Bar Code hoặc RFID, hoạt động quản lý hàng tồn kho đạt được hiệu quả cao, giảm rủi ro do tích trữ quá nhiều hoặc quá ít nguyên liệu, tối ưu hóa việc phân phối nguyên liệu đến các điểm sản xuất, kiểm soát nguyên liệu trong kho hoặc trên đường theo thời gian thực…
5. Tăng cường minh bạch trong toàn doanh nghiệp: với dữ liệu chính xác, cập nhanh theo thời gian thực, hệ thống ERP mang lại tính minh bạch cao hơn trong từng hoạt động và bộ phận của doanh nghiệp. Dữ liệu minh bạch là cơ sở để doanh nghiệp dễ dàng hợp tác với khách hàng và đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý chuỗi cung ứng.

Rủi ro và những rào cản

Thứ nhất, mặc dù là một hệ thống dựa trên nền tảng CNTT và các công nghệ mới nhất, nhưng rủi ro về an toàn và bảo mật thông tin là hiện hữu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp không làm chủ hoàn toàn hệ thống mà sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 hoặc năng lực chuyên môn của bộ phận CNTT còn hạn chế. Các dữ liệu trên đám mây hoặc lưu trữ tại server của đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn toàn có thể bị sao chép hoặc đánh cắp.

Thứ hai, trong quá trình triển khai hệ thống ERP, vai trò quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Bất kỳ sự thiếu hiểu biết về vai trò của ERP đối với doanh nghiệp, không nắm rõ các quy trình hoạt động của doanh nghiệp hoặc đưa ra quyết định triển khai mang tính “quan liêu” đều có thể dẫn đến thất bại. Thứ ba là chi phí đầu tư hệ thống ERP có thể quá lớn so với khả năng của doanh nghiệp nếu không có sự lựa chọn và kế hoạch đầu tư từng phần theo từng giai đoạn/khu vực ưu tiên.

Như đã phân tích ở trên, những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính tốt thường có lợi thế hơn trong triển khai ERP. Cuối cùng, yêu cầu hiểu biết công nghệ ở một mức nhất định để sử dụng thành thạo các ứng dụng trong ERP cũng là rào cản đối với một bộ phận người lao động. Đôi khi yêu cầu thay đổi môi trường làm việc truyền thống hoặc khó khăn trong tiếp thu công nghệ mới sẽ cản trở hiệu quả triển khai ERP.

Điều kiện tiên quyết để triển khai thành công ERP

Để triển khai và sử dụng thành công hệ thống ERP, cần có một số yếu tố tiên quyết mà tác giả cho rằng các doanh nghiệp dệt may trong ngành cần lưu ý như sau:

1. Cần có chiến lược kinh doanh và tầm nhìn rõ ràng về sự cần thiết của một hệ thống ERP trong doanh nghiệp, từ đó đặt quyết tâm và mức độ ưu tiên cao nhất cho việc triển khai. Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của các dự án ERP là thiếu tầm nhìn của công ty và hiểu biết hạn chế về các quy trình sản xuất, kinh doanh dẫn tới đánh giá sai mức độ phức tạp trong quá trình triển khai ERP. Bên cạnh đó, sự cam kết từ ban lãnh đạo doanh nghiệp và ủng hộ nhiệt tình là nền tảng của việc triển khai ERP thành công.
2. Phân tích kỹ lưỡng các quy trình sản xuất, kinh doanh và xác định những khu vực cần ưu tiên triển khai ERP trước: bằng cách này, doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm được nguồn lực (tài chính, con người) do triển khai từng phần, có thời gian chuẩn bị chu đáo, đồng thời có cơ hội thử nghiệm để tránh được rủi ro mắc phải sai lầm hàng loạt hay áp lực về tài chính.
3. Chọn nhà cung cấp ERP phù hợp: việc lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp cho ngành dệt may và quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp là nền tảng cho việc triển khai thành công. Họ sẽ giúp doanh nghiệp cài đặt, tùy chỉnh, đào tạo nhân viên,… là những bước đầu tiên để triển khai ERP thành công.
4. Lựa chọn nhóm chủ trì triển khai một cách cẩn thận: thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào chuyên môn và trách nhiệm của nhóm triển khai. Cần một nhóm công tác với nhân sự đa dạng từ các phòng ban khác nhau, những người sở hữu các kỹ năng và kinh nghiệm có liên quan để đảm bảo sự hiểu biết toàn diện về quy trình sản xuất kinh doanh của công ty và mọi khía cạnh khác đều được xem xét trong quá trình triển khai. Đồng thời, người phụ trách điều hành dự án phải thuộc cơ quan quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp, để lãnh đạo nhóm và giám sát quá trình triển khai, có kỹ năng giao tiếp và tổ chức công việc tốt do yêu cầu phối hợp giữa nhiều bên (trong và ngoài doanh nghiệp).
5. Đào tạo nhân viên: nhân viên là người dùng cuối của hệ thống ERP và là nền tảng cho sự thành công của quá trình triển khai. Nội dung đào tạo nên gồm 2 phần: (i) các buổi đào tạo thực hành, mô phỏng để giúp nhân viên làm quen với giao diện và chức năng của ERP tương ứng với vị trí việc làm của họ trong tổ chức; (ii) đào tạo giúp nhân viên quản lý thay đổi một cách hiệu quả từ đó hướng tới thay đổi văn hóa tổ chức sẽ giúp duy trì bền vững hiệu quả triển khai ERP. Bên cạnh đó, việc duy trì hỗ trợ liên tục và phân quyền truy cập vào các tài nguyên, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng và câu hỏi thường gặp, là điều cần thiết để giải quyết mọi thách thức sau khi triển khai và củng cố đào tạo.

Bài: Hoàng Mạnh Cầm