Những xu thế mới của truyền thông nội bộ

Thế giới đang ngày càng biến động hơn, khó đoán định hơn, phức tạp hơn, mơ hồ hơn, và các thách thức mà doanh nghiệp gặp phải cũng ngày càng mới mẻ hơn. Cùng với đó, sự bùng nổ của công nghệ, đặc biệt là AI và sự lên ngôi của những nền tảng mới cũng mở ra nhiều cơ hội hơn. 2024 có thể coi là bước ngoặt đánh dấu sự xuất hiện của nhiều xu thế mới, mang lại cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong việc đổi mới và tối ưu hóa hoạt động truyền thông nội bộ (TTNB) của mình.

Củng cố niềm tin vào lãnh đạo

Trong năm 2024, xây dựng niềm tin vào lãnh đạo tiếp tục là một yếu tố quan trọng của TTNB. Sự thay đổi nhanh, bất ngờ cả bên ngoài lẫn bên trong đòi hỏi lãnh đạo vừa phải có một tầm nhìn xa kiên định, vừa phải linh hoạt thích ứng bằng các kế hoạch nhanh. TTNB cần phải hỗ trợ lãnh đạo truyền thông về cả những chiến lược lớn lẫn những bước đi ngắn, qua đó gây dựng niềm tin nơi nhân viên vào doanh nghiệp trong bối cảnh có nhiều “nhiễu động”. Khi nhân viên tin tưởng vào lãnh đạo, họ sẽ có động lực làm việc cao hơn, mang lại hiệu suất tốt hơn, và có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức.

TTNB cũng cần phải thích nghi với việc lên kế hoạch cho các chiến dịch truyền thông theo thời điểm, với các nội dung real time, theo sát tình hình thực tế. Những kế hoạch TTNB có thể được hoạch định chỉ trong một tiếng, và triển khai trong 3 ngày, đang diễn ra ngày càng nhiều hơn.

Tăng cường lắng nghe nhân viên tuyến đầu

TTNB không chỉ dừng ở đưa thông điệp, mà còn bao gồm cả lắng nghe. Việc lắng nghe ngày càng quan trọng hơn trong bối cảnh thị trường, đối thủ, khách hàng, công nghệ đều không ngừng chuyển động. Nhân viên tuyến đầu thường là những người trực tiếp đối mặt với khách hàng và các thách thức hàng ngày. Họ là nguồn tin đáng nghe nhất, nhưng lại thường ở xa cách nhất. TTNB cần phải rút ngắn khoảng cách đó. Và hiện có rất nhiều công cụ cũng như công nghệ để làm điều này.

Lắng nghe nhân viên tuyến đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong việc thích ứng với thay đổi, nắm bắt được các cơ hội và phòng ngừa được các rủi ro phát sinh. Việc lắng nghe cũng sẽ giúp tăng cường sự gắn kết giữa tuyến đầu và tuyến sau. Còn nhân viên tuyến đầu khi được lắng nghe và ý kiến của họ được ghi nhận, thì họ sẽ có thêm động lực để cống hiến và tạo ra những giá trị mới. Đừng quên ghi nhận những đóng góp, phản hồi của nhân viên tuyến đầu.

Mở rộng ứng dụng AI trong TTNB

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở nên phổ biến trong TTNB. Với AI, bạn có thể xây nhanh các kế hoạch truyền thông nội bộ dựa trên thông điệp chủ đạo, từ đó đẩy nhanh tốc độ truyền thông. AI cũng giúp tạo ra những chatbot hỗ trợ hỏi đáp, tổng hợp thông tin nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả tìm kiếm thông tin, tri thức trong nội bộ. Cùng với sự bùng nổ của AI, sản xuất nội dung chưa bao giờ dễ dàng, nhanh gọn, đa dạng và có chi phí hợp lý đến vậy. Đã qua rồi cái thời mà nguồn lực TTNB luôn bị hạn chế bởi ngân sách hoặc biên chế. Một chuyên viên TTNB thành thạo AI bây giờ có năng lực giống như một tòa soạn thu nhỏ, trong khi hiệu suất thì cao  hơn vài lần. Đơn cử bạn có thể dùng ChatGPT để tư duy đề tài, viết các nội dung cho mọi nền tảng; Dùng Copilot hoặc Lexica để tạo hình ảnh cho các backdrop, social post; Dùng Suno để viết nhạc cho các chiến dịch TTNB; Dùng Fliki để tạo video…

Video ngắn lên ngôi

Tốc độ đường truyền tốt hơn với 5G, các dịch vụ đám mây có chi phí hợp lý hơn, các nền tảng mạng xã hội ưu tiên hơn cho nội dung video, nên các video ngày càng được ưa chuộng hơn. Việc sử dụng video không chỉ giúp truyền tải thông tin một cách sinh động mà còn tạo sự kết nối mạnh mẽ hơn giữa các thành viên trong tổ chức. Video có thể được sử dụng để truyền đạt thông điệp từ lãnh đạo, hướng dẫn công việc, làm bản tin, tổ chức các hoạt thi, tương tác nội bộ.

Thời lượng cho các nội dung video đang có xu hướng ngắn lại, thường chỉ 1-3 phút. Thời lượng này phù hợp cho các nội dung đào tạo ngắn dạng micro learning, các thông điệp nhanh, các cuộc thi nội bộ. Video ngắn cũng dễ sản xuất, dễ lan tỏa, dễ tiếp nhận hơn, qua đó tăng hiệu quả của TTNB. Thậm chí, sự bùng nổ của Tiktok còn đang tạo ra một cách thức làm video mới, gọi là phim truyền hình nhiều tập, mà mỗi tập chỉ 2-3 phút. Mỗi tập phim vẫn có đầy đủ cốt truyện, tình tiết, phát “cuốn chiếu”, và được phát triển trên một app riêng. Xu thế này đang lan từ Trung Quốc sang Hollywood, mà ví dụ điển hình chính là ReelShot. TTNB cũng có thể tham khảo cách tiếp cận này để kể các series câu chuyện bằng video nhằm duy trì các hoạt động gắn kết và tương tác nhân viên.

Game hóa các hoạt động gắn kết

Game hóa là xu hướng mới giúp các hoạt động gắn kết trở nên thú vị và hấp dẫn hơn. Thông qua các game đơn giản, dễ chơi, có thể tiếp cận nhiều người, TTNB có thể biến các nội dung khô khan thành hấp dẫn. Hiện có rất nhiều công cụ để tạo game cho các nội dung TTNB. Ví dụ như Quizziz để tạo ra các cuộc thi kiến thức, Worldwall để tạo ô chữ lồng ghép thông điệp, Sli.do để tạo poll lắng nghe…

Game có thể tích hợp cùng các nền tảng có sẵn để phát triển các hoạt động gắn kết trong nội bộ. Ví dụ trên nền tảng chạy bộ Strava hoặc Race84, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi, các giải chạy nội bộ. Hoặc trên nền tảng Outting App, tổ chức các hoạt động team building ngoài trời tích hợp online – offline. Các trò chơi và cuộc thi ngày càng được ưu tiên thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác, học hỏi và phát triển kỹ năng cho nhân viên.

TTNB đề cập đến những chủ đề nóng vì sự phát triển bền vững

Trong bối cảnh mới, cùng với sự mở rộng phạm vi ảnh hưởng từ bên trong tổ chức ra bên ngoài, hướng đến cộng đồng, xã hội, TTNB còn tiếp cận đến cả các chủ đề nóng như ESG (Environment, Social, Governance). Nói một cách khác, TTNB cũng tham gia vào các hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Với bên trong tổ chức, TTNB giúp tạo dựng một môi trường làm việc hạnh phúc, nơi sự đa dạng, bình đẳng và hòa hợp (Diversity, Equity, Inclusion) được đề cao. TTNB sẽ tập trung cá nhân hóa các nội dung theo từng dữ liệu cá nhân. Và khi mỗi nhân viên đều có cơ hội được là chính mình, được tôn trọng cái tôi, được đối xử bình đẳng, được trao cơ hội công bằng, được đóng góp giá trị theo cách riêng, họ sẽ yêu mến và gắn bó lâu dài với tổ chức. TTNB cũng sẽ hỗ trợ đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm nhân viên, và qua đó tạo dựng bản sắc riêng và tạo điều kiện để nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất và vui vẻ nhất.

Với bên ngoài, TTNB sẽ phát huy sức mạnh của các cộng đồng nhân viên để cùng tạo ra những hoạt động CSR tại địa phương hoặc góp sức vào các chương trình lớn của chính phủ. Thông qua đó, TTNB truyền cảm hứng về sứ mệnh của doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa hơn, và cũng sẽ góp sức đồng lòng để cùng giải quyết những vấn đề lớn của xã hội, vì một tương lai bền vững cho tất cả.

Năm 2024 đánh dấu sự xuất hiện của nhiều xu thế mới, mang lại cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của TTNB. Từ việc xây dựng niềm tin vào lãnh đạo, tăng cường lắng nghe và vinh danh nhân viên tuyến đầu, ứng dụng AI, giao tiếp bằng video, game hóa các hoạt động gắn kết, đến bám sát các chủ đề nóng như DEI và ESG, TTNB đang trở thành một vũ khí quản trị mới.

Bài: TS.Lê Quang Vũ – CEO Blue C (Bài viết riêng cho Dệt May và Thời trang Việt Nam)