Quan niệm chính xác về hoạt động quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Trong khuôn khổ Chương trình đạo tạo nội bộ cho đội ngũ cán bộ cấp trung, ngày 27/11/2021, Ông Lê Tiến Trường – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Dệt May Việt Nam đã có bải giảng về Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, đặc biệt là Quản trị rủi ro trong các doanh nghiệp Dệt May.

Để giúp học viên có thêm thông tin để hiểu và thực hiện Quản trị rủi ro một cách chủ động, Ban biên tập Cổng thông tin điện tử Tập đoàn Dệt May Việt Nam xin đăng tải nội dung bài giảng này.

 Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp là vấn đề từ trước tới nay luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong thời đại  ngày nay, thời đại cả thế giới có nhiều biến động không lường trước, người ta còn gọi là thời đại VUCA (VOLATILITY – BIẾN ĐỘNG,  UNCERTAINTY – BẤT ĐỊNH, COMPLEXITY – PHỨC TẠP, AMBIGUITY – MƠ HỒ). Vậy để hiểu một cách chuẩn xác Quản trị rủi ro là gì? Tại sao phải quản trị rủi ro? Cách đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm soát rủi ro? Chúng ta phải có cách tiếp cận quản trị rủi ro thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra cách tiếp cận về quản trị rủi ro một cách khoa học, gần gũi. Cách tiếp cận giúp chúng ta có hệ thống các phương pháp luận để hiểu về quản trị rủi ro và thực hiện quá trình quản trị rủi ro một cách chủ động, vừa nhận diện vừa quản lý được rủi ro đồng thời cùng tham gia vào chương trình hành động kiểm soát phòng ngừa làm giảm thiểu thiệt hại rủi ro cho doanh nghiệp.

Mục đích của quản trị rủi ro chính là kiểm soát được rủi ro. Rủi ro là những sự kiện phát sinh ngoài mong muốn nhưng nó có khả năng làm tổn hại đến hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Muốn hoạt động của doanh nghiệp được trơn tru, liên tục và hiệu quả chúng ta phải kiểm soát được những rủi ro này, đây chính là tiền đề để đưa ra định nghĩa về Quản trị rủi ro một cách chuẩn xác.

“Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện các rủi ro có thể phát sinh tại bộ phận của mình và có các hành động làm giảm thiểu thiệt hại (nếu có)”.

Như chúng ta đã biết rủi ro là 1 thực tại khách quan, luôn tồn tại trong quá trình hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp hay trong mỗi con người trong khi Quản trị rủi ro là chủ quan do chúng ta chủ động, chúng ta tự đưa ra quyết định dựa trên những rủi ro đã được đánh giá. Quản trị rủi ro cần được thực hiện trước khi rủi ro và được định kỳ đánh giá cho phù hợp với môi trường sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Quản trị rủi ro phải xác định được xác suất xảy ra và những thiệt hại xảy ra. Trong hoạt động của doanh nghiệp Dệt May rủi ro thường được phân thành các nhóm, các lĩnh vực như:

• Thảm họa tự nhiên đó là những rủi ro không có dự báo trước, bất thường như tai nạn, hạ tầng thiếu hụt, dịch bệnh…
• Nhóm rủi ro do thay đổi công nghệ, là nhóm rủi ro thường xuyên ở các doanh nghiệp nhưng có kế hoạch trước.
• Rủi ro về kinh tế và áp lực của thị trường, đây là những rủi ro có thể dự báo và đánh giá căn cứ vào những dấu hiệu, diễn tiến của thị trường. Quản trị rủi ro tốt sẽ lựa chọn giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
• Rủi ro của chuỗi cung ứng, hiện nay chúng ta đều biết khi dịch bệnh kéo dài trên toàn cầu, hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của nhiều ngành hàng bị ảnh hưởng, mức độ thiếu hụt nguyên phụ liệu xảy ra ngày càng lớn và có thể dự báo chính rủi ro của sự đứt gãy của chuỗi cung ứng, các doanh nghiệp sẽ không có nguồn nguyên vật liệu hay phụ tùng thay thế kịp thời sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều khả năng bị gián đoạn.
• Rủi ro do trình độ nhân viên yếu kém, năng lực của nhân viên không tốt sẽ dẫn đến những rủi ro không hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra.

Khi đã phân định được các nhóm loại rủi ro, chúng ta dễ dàng hơn trong việc xác định những nguyên nhân nào có thể xảy ra rủi ro đối với từng nhóm loại để lựa chọn cách tiếp cận. Việc lựa chọn cách tiếp cận quản trị rủi ro thế nào cũng có ảnh hưởng rất lớn trong việc hạn chế, khắc phục các rủi ro của doanh nghiệp. Với quản trị rủi ro, chúng ta không nên đưa ra một quy định cứng nhắc bởi chính nó không giúp doanh nghiệp tận dụng được nhiều cơ hội khi phải tuân thủ quy định, đồng thời khả năng tận dụng được cơ hội lại ít nhất. Chúng ta phải chấp nhận bất kể một khâu nào trong hoạt động của doanh nghiệp đều có rủi ro “No risk, no return”, tuy nhiên chúng ta cần lựa chọn chấp nhận rủi ro ở mức nào và cần có một cách tiếp cận có hệ thống.

Để làm được quản trị rủi ro thì một trong các nguyên tắc quản trị rủi ro thời đại hiện nay chính là sự tham gia của tất cả những cán bộ công nhân viên doanh nghiệp được phân công phụ trách công việc hàng ngày của mình, chính họ mới nhận ra mình cần phải thận trọng cái gì, phải làm gì, đưa ra giải pháp nào để đảm bảo an toàn cho bản thân, an toàn cho doanh nghiệp trong khi thực hiện công việc. Ngoài việc tham gia của cán bộ nhân viên doanh nghiệp thì còn có cách tiếp cận hệ thống đồng nhất từ lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp, người nắm vận mệnh của doanh nghiệp, đến lãnh đạo cấp trung và các nhân viên của doanh nghiệp.

Muốn làm được quản trị rủi ro chúng ta đều phải phát hiện ra các rủi ro, vậy dấu hiệu cho nhận diện rủi ro là gì?

 Mỗi rủi ro đều có những dấu hiệu nhận diện khác nhau nhưng phần lớn các rủi ro xảy ra đều có các tín hiệu từ những vấn đề nhỏ và cần xử lý lớn. Một rủi ro được nhận diện đầy đủ dựa trên 3 thành phần: (1) Tên của rủi ro, (2) Xác suất xảy ra, (3) Thiệt hại khi nó xảy ra. Mỗi rủi ro có thể gây thiệt hại có giá trị lớn, nhỏ khác nhau cho doanh nghiệp và xác suất xảy ra cũng khác nhau. Để quản trị được rủi ro chúng ta phải định lượng được mức thiệt hại mà rủi ro gây ra nhưng đây là phương thức tốt nhất để có thể quyết định quản lý cũng như đầu tư cho phòng ngừa rủi ro hoặc bảo hiểm.

Những khuyến nghị về cách phát hiện rủi ro: Rủi ro luôn tồn tại xung quanh chúng ta, nếu chúng ta không kiểm soát được thì rủi ro có thể trở thành một khủng hoảng hoặc thảm họa do vậy việc kiểm soát rủi ro phải được thực hiện thường xuyên.

Có 5 khuyến nghị giúp chúng ta phát hiện rủi ro gồm:

• Xác định rủi ro phải trở thành một bộ phận thường xuyên của kế hoạch sản xuất kinh doanh, do đó cần phải phân bổ nó vào công việc hàng ngày của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp.
• Xác định rủi ro ở tất cả các cấp có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên liên quan.
• Đối với lãnh đạo cấp cao cần phải nhìn rộng cả bên ngoài doanh nghiệp của mình. Quan tâm đến ảnh hưởng tới khách hàng, nhà cung cấp nguyên liệu cho mình,… bởi các yếu tố này cũng có tác động rất lớn đến hoạt động bên trong doanh nghiệp của mình.
• Người làm quản lý của doanh nghiệp phải có thời gian tĩnh lặng suy nghĩ và đưa ra các kế hoạch, suy nghĩ về mọi khả năng xảy ra có thế “tàn phá” doanh nghiệp của mình. Phải có kế hoạch và dự báo được rủi ro ở mức độ nào, thiệt hại đến hoạt động của doanh nghiệp ở mức bao nhiêu so sánh giữa chi phí để phòng chống rủi ro và thiệt hại rủi ro xảy ra.
• Phải xác định mức độ ưu tiên trên cơ sở mức độ thiệt hại và xác suất có thể của mỗi rủi ro.

Khi đã phát hiện được rủi ro, chúng ta cần có văn hóa ứng xử đối với chính những rủi ro để tránh những rủi ro có thể không gây tổn hại lớn nhưng bởi cách ứng xử làm cho thiệt hại rủi ro gây ra nặng nề hơn, hãy xây dựng cho doanh nghiệp mình những văn hóa như: Không chỉ trích bất kể người nào khi xảy ra rủi ro, khi khó khăn hoặc ngay cả khi thuận lợi; Phải trung thực, giữ cam kết và có ứng xử chuyên nghiệp trong quan hệ với Người lao động; Giữ mối quan hệ tốt với thông tin đại chúng bởi những thông tin không chính xác có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, là nơi tiềm ẩn rủi ro không lường trước hậu quả; Luôn quan tâm cập nhật công nghệ mới để giảm thiểu rủi ro phát sinh từ phía Người lao động và tiếp đến là các mối quan hệ lao động phải luôn lành mạnh. Một doanh nghiệp có văn hóa ứng xử tốt trước các rủi ro sẽ dễ dàng, nhanh chóng và chủ động hơn khi xây dựng kế hoạch hành động, giải pháp để khắc phục các rủi ro được dự báo trước.

Việc xây dựng kế hoạch khắc phục rủi ro có thể không phòng ngừa được tuyệt đối nhưng sẽ hạn chế được tối đa các ảnh hưởng tiêu cực của rủi ro. Xây dựng kế hoạch khắc phục rủi ro được dự báo trước cũng trên cơ sở các bước sau:

• Thành lập Nhóm xử lý rủi ro này.
• Xác định phạm vi “ lớn nhất” – “nhỏ nhất” của rủi ro.
• Xây dựng kế hoạch hành động dựa trên đánh giá phạm vi rủi ro gây mức độ thiệt hại lớn nhất hay nhỏ nhất.
• Thử nghiệm kế hoạch trên tình huống giả định.
• Cập nhật kế hoạch định kỳ.

Đối với những rủi ro không được dự báo trước: Có nhiều rủi ro không dự báo được hoặc dự báo được không quá gần thời điểm xảy ra như dịch bệnh, lũ lụt, thảm họa thiên nhiên, môi trường,… Cách mà các doanh nghiệp thường lựa chọn và là duy nhất chính là lập một nhóm các nhà Lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp với toàn quyền quyết định và cùng kết hợp với những cá nhân xuất sắc, sáng tạo để xử lý rủi ro này.

Bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp cũng luôn luôn tiềm ẩn rủi ro nhưng đâu là những vấn đề trọng tâm của phát hiện rủi ro hay những khủng hoảng tiềm ẩn,  chúng ta cần lưu ý đến:

• Những vấn đề về công nghệ và yêu cầu pháp lý về sản xuất, môi trường cần có đầu tư chuẩn bị sớm- dài. Đây là những công việc chúng ta có thể dự báo trước, nếu chúng ta nghiên cứu, phân tích những vấn đề này một cách sâu rộng, chúng ta sẽ đưa ra được các đánh giá và sẽ hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.
• Nhà xưởng, an toàn, sức khỏe Người lao động là yếu tố cần được kiểm soát liên tục và sớm. Đây là những công việc doanh nghiệp có thể làm thường xuyên, liên tục, mỗi một tín hiệu thu nhận được sớm sẽ có tác dụng đưa ra những cảnh bảo kịp thời vì thế càng phát hiện rủi ro sớm doanh nghiệp càng giảm được các chi phí cho phòng ngừa rủi ro.
• Lắng nghe thận trọng khiếu nại khách hàng. Có thể là các tín hiệu sớm của khủng hoảng về thị trường. Những thông tin của khách hàng đều là thông tin cần được phân tích theo nhiều chiều hướng, đây cũng là kênh thông tin sát thực giúp chúng ta hiểu rõ thị trường, xu hướng hay sự khủng hoảng sắp xảy ra để có sự chuẩn bị trước.
• Chú ý đến tiếng nói phản biện của cá nhân trong doanh nghiệp. Mỗi một phản biện sẽ giúp chúng ta xem xét vấn đề một cách thấu đáo hơn và có thể phát hiện được rủi ro ngay ở những phản biện này.
• Có cơ chế đảm bảo tiếp nhận được các tiếng nói, ý kiến trong và ngoài doanh nghiệp. Nếu chúng ta có cơ chế tiếp nhận thông tin tốt chúng ta sẽ tiếp cận được thông tin sớm nhất và có độ chính xác cao.

Đối với chính sách ngăn chặn rủi ro chúng ta phải có những trọng tâm: (1) Quyết tâm nhanh- dứt khoát, (2) Quan tâm số 1 là rủi ro liên quan đến con người và sự an toàn, (3) Sự tham gia trực tiếp, nhanh chóng của Lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp, (4) Luôn giữ thông tin thống nhất trong toàn hệ thống.

Trong thời kỳ CMCN 4.0 và chuyển đổi số thì thông tin và cách thức truyền thông về những rủi ro tại doanh nghiệp cũng được đề cập như yếu tố đặc biệt nhất của công tác quản trị rủi ro. Để thông tin được truyền đi một cách chính xác doanh nghiệp phải có phương án truyền thông kịp thời, chính xác, hợp lý đến các nhóm Người lao động, cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà nước, cộng đồng; Rủi ro của doanh nghiệp lúc này đang là sự kiện được tất cả các đối tượng quan tâm, do vậy doanh nghiệp cần có giải pháp đảm bảo thông tin phải thường xuyên, liên tục, xuyên suốt sự kiện rủi ro- khủng hoảng, tránh làm đứt gãy thông tin gây hoang mang và ảnh hưởng xấu hơn đến hoạt động của doanh nghiệp trong thời điểm rủi ro- khủng hoảng; Doanh nghiệp cần có mạng lưới về quan hệ truyền thông chủ động, tích cực trong hoạt động bình thường và cũng phát huy vai trò khi rủi ro- khủng hoảng xảy ra.

Bất kể công việc nào cũng có những yếu tố trọng yếu để căn cứ vào đó có thể quyết định sự thành công hay thất bại của mỗi nhiệm vụ, trong Quản trị rủi ro yếu tố quyết định thành công chính là “Thời gian”. Thời gian không là bạn tốt của rủi ro và khủng hoảng, vì vậy khi chúng ta cần sớm tìm ra được các rủi ro, khi phát phiện ra các rủi ro cần phải có kế hoạch xử lý sớm, đây là điều kiện tiên quyết cho thành công bước đầu của quản trị rủi ro. Cùng với việc xử lý rủi ro, chúng ta cũng cần duy trì cập nhật tình hình để có những điều chỉnh kịp thời cho kế hoạch/chương trình khắc phục rủi ro. Các rủi ro phải được đánh giá, lên kế hoạch khắc phục trên cơ sở nguồn thông tin đảm bảo chính thống, văn bản hóa các giải pháp phòng rủi ro – khủng hoảng làm căn cứ để rút kinh nghiệm. Và đặc biệt yếu tố về hình ảnh Người lãnh đạo tâm huyết, quyết tâm trong công tác chỉ đạo phòng ngừa, thực hiện quản trị rủi ro là nhân tố có ảnh hưởng rất tích cực đến sự quyết tâm của tất cả cán bộ nhân viên của doanh nghiệp trong công tác quản trị rủi ro.

Ngoài chính cán bộ nhân viên doanh nghiệp làm quản trị rủi ro, hiện nay ở nhiều doanh nghiệp đã thành lập Ban Quản trị rủi ro, vai trò của Ban Quản trị rủi ro chính là giúp cán bộ cấp trung ở các doanh nghiệp có thêm thông tin, đánh giá và nhận định về (1) Hệ thống phương thức nhận diện rủi ro, (2) Định vị, xác định danh mục rủi ro và xác xuất xảy ra cũng như mức độ ưu tiên của rủi ro đó, (3) Tổng hợp công tác quản trị rủi ro định kỳ và đưa ra các danh mục rủi ro trọng yếu mới.

Như vậy với việc nắm được những khái niệm cơ bản về rủi ro và quản trị rủi ro và được trang bị hệ thống phương thức nhận diện rủi ro từ ban chuyên môn thì công tác quản tri rủi ro của doanh nghiệp sẽ phát huy hiệu quả tối ưu. Riêng đối với cán bộ lãnh đạo cấp trung, công tác quản trị rủi ro còn đòi hỏi sự tích cực hơn, bởi chính từ cách nhận thức của cán bộ cấp trung sẽ giúp doanh nghiệp dám chấp nhận rủi ro, sẵn sàng tiếp cận cái mới, sáng tạo từ đó giúp doanh nghiệp tiệm cận dần tới văn hóa đổi mới sáng tạo.